Các cuộc họp văn phòng hỗn hợp có thể là một cơn ác mộng — Đây là cách để ngăn chặn điều đó
Đại dịch COVID-19 đã hoạt động như một sự thiết lập lại văn hóa, buộc cả cá nhân và công ty phải đánh giá lại năng lực của họ và thực hiện thay đổi nhanh chóng và năng động để duy trì hoạt động trong những thời điểm không chắc chắn. Như chúng ta đã biết, một trong những thay đổi quan trọng nhất đã trải qua trên toàn thế giới là việc áp dụng rộng rãi cách làm việc từ xa. Tuy nhiên, các cuộc họp sẽ trông như thế nào bây giờ khi các doanh nghiệp đang tiến hành cải tiến nơi làm việc và chuyển đổi sang các văn phòng kết hợp? Bây giờ không phải là lúc để tự mãn, mà là đánh giá cao rằng mọi thứ sẽ thay đổi và chúng có thể không nhất thiết phải thẳng thắn như vậy.
Một người phụ nữ ngồi trên chiếc ghế đen, cúi đầu, gõ máy tính.
DARIA NEPRIAKHINA CHO UNSPLASH
Làm việc từ xa, mặc dù phổ biến với nhiều người, nhưng có nhược điểm của nó. Thiếu sự tương tác giữa con người và sự hợp tác thực sự với đồng nghiệp, khó khăn trong việc giới thiệu nhân viên mới và tất nhiên, một thực tế không thể tránh khỏi là một số cuộc họp kinh doanh trở nên rời rạc và vô tổ chức.
Mô hình làm việc kết hợp cực kỳ được thổi phồng, tập hợp sự kết hợp của các nhân viên làm việc tại văn phòng, bán từ xa và từ xa, mang đến cho tất cả nhân viên quyền tự chủ để lựa chọn cách thức, thời gian và nơi họ làm việc hiệu quả nhất. Điều đó có thể ở nhà, tại văn phòng hoặc cả hai, cuối cùng cho phép sự linh hoạt trong cấu trúc doanh nghiệp và khu vực địa lý, cũng như các thế hệ, tình trạng kinh tế xã hội và cha mẹ.
Nghe có vẻ bình dị, phải không? Nhưng nếu đây là tương lai lâu dài của công việc kinh doanh thì sẽ là phi logic nếu cho rằng nó sẽ chỉ hoạt động đơn giản bởi vì chúng tôi đã có một vài tháng làm việc từ xa tương đối thành công. Chúng ta cần thử thách mô hình này, xác định các sai sót của nó và làm việc để phát triển các giải pháp. Hãy bắt đầu với các cuộc họp, những cuộc họp sẽ bị ảnh hưởng trừ khi các công ty nghiêm túc xem xét cách chúng sẽ được thực hiện trong thế giới lai mới này.
Được đề xuất cho bạn
Thêm sự rực rỡ dành cho tuổi teen: Hai công ty khởi nghiệp khác nhau
Mức độ sẵn sàng về khoảng cách xã hội ảnh hưởng đến các nhà hoạch định chính sách và lãnh đạo doanh nghiệp như thế nào
12 yếu tố quan trọng cần xem xét khi tìm kiếm người cố vấn
Các vấn đề phải đối mặt với các cuộc họp hỗn hợp
Với việc nhân viên trải rộng khắp nơi (một số ở văn phòng, một số không) các cuộc họp sẽ hoạt động như thế nào trong môi trường kinh doanh hoàn toàn mới này? Thực tế là các cuộc họp sẽ thay đổi mãi mãi và các công ty cần xem xét cách thức tiến hành. Phần lớn các chuyên gia đã thích nghi khá tốt trong vài tháng qua, chấp nhận các cuộc họp video giúp tất cả chúng ta duy trì kết nối.
KHUYẾN MÃI
Nu Skin BRANDVOICE | Chương trình trả phí
Bộ mặt thay đổi của ngành bán hàng trực tiếp ngày nay
UNICEF USA BRANDVOICE | Chương trình trả phí
Tại sao trẻ em thuộc mọi chủng tộc cần biết cách nói về chủng tộc
Civic Nation BRANDVOICE | Chương trình trả phí
Nhiều định nghĩa của thành công
Lúc đầu, đối với những người không quen với các loại cuộc họp này, trải nghiệm này là mới lạ và bất thường, và mặc dù chúng tôi có thể đang ở thời điểm mà video mệt mỏi đang diễn ra, thì việc nhân viên tải bất kỳ dịch vụ nào họ sử dụng đã trở thành bản chất thứ hai , cho dù đó là Zoom, Google Hangouts hay Whereby, để tiến hành cả những cuộc trò chuyện thân mật với đồng nghiệp (này, hãy nhớ khi tất cả chúng ta đang làm các câu đố công việc ?!) và cả những cuộc họp nghiêm túc hơn.
Sắp tới, với một số người tham gia cuộc họp đang ở trong 'phòng' và những người khác tham gia từ xa, sẽ có một số vấn đề cần được giải quyết.
1. Lợi thế không công bằng khi ở trong văn phòng
Một vấn đề tiềm ẩn - nhưng chính - là những người tham gia trong phòng họp thực tế có thể có lợi thế không công bằng so với các đồng nghiệp ở xa của họ, những người có thể cảm thấy hơi mất kết nối và không thể tiếp nhận các tín hiệu xã hội. Có một cảm giác chung về tính cộng đồng và sự đoàn kết mà việc ở cùng một phòng mang lại và có thể khó hơn đối với những người tham gia qua video khi họ có thể tìm thấy khoảng trống trong cuộc trò chuyện để nói chuyện. Tất cả chúng ta đều biết rằng việc phát hiện nét mặt, ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc chung của một cuộc họp sẽ phức tạp hơn khi bạn không thực sự tham gia cuộc họp. Điều này có thể dẫn đến việc những người trong phòng họp chi phối quá trình tố tụng và tạo ra sự mất kết nối giữa các đồng nghiệp.
2. Thiếu cơ hội hợp tác cho những người tham gia cuộc họp từ xa
Các cuộc họp thường không kết thúc khi những người tham gia rời khỏi phòng họp, với các cuộc trò chuyện tiếp tục khi họ bước ra khỏi cửa và đi đến tủ lạnh hoặc nhà bếp. Điều này là tốt và tốt cho những người ở văn phòng, nhưng đối với những người quay số từ xa thì sao? Họ có nguy cơ bỏ lỡ những hiểu biết và ý kiến quan trọng và khả năng ra quyết định điều hành, điều này cuối cùng có thể tạo ra hai nhóm nhân viên riêng biệt (và có khả năng tin tưởng sai lầm) - những người trong văn phòng và những người không. Sự tách biệt này có thể rất nguy hiểm cho các doanh nghiệp.
3. "Xin lỗi, bạn có nghe thấy tôi nói không?"
Đã bao nhiêu lần bạn tham gia một cuộc họp từ xa mà đường dây của ai đó không tốt, dẫn đến việc họ không thể cung cấp thông tin đầu vào hoặc thậm chí đôi khi có nghĩa là họ nói chuyện với những người tham gia khác vì họ thực sự không thể nghe thấy? Nhiều người chỉ đơn giản là không có quyền truy cập Internet nhanh, vì họ không thể trả được chi phí cao cấp hoặc vì cơ sở hạ tầng gia đình của họ không cho phép.
Cuối cùng, để các cuộc họp trong thế giới lai mới này thành công, cần phải thay đổi. Để thực sự có hiệu quả, các cuộc họp trước hết phải dân chủ, mọi người đều được lắng nghe. Do đó, nếu các công ty tiếp tục để nhân viên làm việc xa văn phòng, họ phải đánh giá các nguyên tắc cơ bản về cách các cuộc họp được tiến hành và hỗ trợ nhiều nhất có thể, để đảm bảo rằng nhân viên không chỉ có thể tham dự các cuộc họp mà còn bao gồm, bất chấp sự hiện diện vật lý hoặc ảo của chúng.
Ví dụ, việc để tất cả mọi người, từng người một, cung cấp thông tin chi tiết của họ, thường tốn thời gian và không hiệu quả, vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các phương pháp toàn diện hơn, các công ty phải xem xét sử dụng các công cụ và phần mềm để cho phép người tham gia chia sẻ ý kiến, thậm chí ẩn danh nếu được yêu cầu.
Ngoài ra, người tổ chức cuộc họp có thể cung cấp các bản tóm tắt được xác định rõ ràng vào cuối cuộc họp, với các quyết định và bước tiếp theo được thông báo cho mọi người. Biên bản chi tiết nên được ghi lại và chia sẻ, và tất cả mọi người (đặc biệt là những người không có trong phòng) phải được tạo cơ hội để đưa ra những suy nghĩ cuối cùng của họ trước khi họ nhấp vào nút 'rời cuộc họp' lớn đó. Những thay đổi tinh tế nhưng quan trọng trong thói quen này đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang, nhưng, nếu có những phát triển được thực hiện trong khi ấm đun nước sôi, những thay đổi này nên được chia sẻ với cả nhóm. Trong môi trường họp hỗn hợp, việc theo dõi các cuộc họp có thể trở nên quan trọng đối với người lãnh đạo như việc chuẩn bị cho cuộc họp.
Đầu tư theo phương thức bình thường mới
Đối với nhiều tổ chức, việc triển khai thành công phương thức làm việc kết hợp có thể đồng nghĩa với việc đầu tư đáng kể, trong một số trường hợp, đòi hỏi sự thay đổi về cơ sở hạ tầng, cả vật chất và công nghệ. Làm việc từ xa đã làm nổi bật một số khoảng cách công nghệ đáng kể mà các doanh nghiệp phải nỗ lực để thu hẹp nếu làm việc kết hợp thành công. Điều này có thể bao gồm việc đầu tư vào thiết bị mới, chẳng hạn như máy tính xách tay mạnh hơn, máy quay video cao cấp và điện thoại VOIP, sẽ giúp các cuộc họp hỗn hợp trong thế giới doanh nghiệp mới này dễ dàng hơn một chút. Nhìn về phía trước, nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số chưa bao giờ lớn hơn bao giờ hết và các doanh nghiệp không nên ngại chi tiền trước mắt để đảm bảo rằng họ ở vị trí tốt nhất có thể trong tương lai.
Ngoài ra, ngoài việc đầu tư công nghệ, cũng cần phải dành đáng kể thời gian và năng lượng để đảm bảo quá trình chuyển đổi sang các quy trình làm việc mới diễn ra suôn sẻ nhất có thể và nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, được giáo dục đầy đủ và quan trọng là được tư vấn trong suốt quá trình này. Lockdown đã nhấn mạnh thêm nhu cầu đầu tư vào các thành phần văn hóa và hành vi của công việc linh hoạt, chẳng hạn như thuê nhân viên từ nhiều nguồn gốc địa lý và kinh tế xã hội khác nhau và mở ra cơ hội việc làm bên ngoài các thành phố lớn. Đúng vậy, làm việc từ xa phần lớn đã thành công, nhưng điều này không có nghĩa là các công ty có thể bỏ qua việc đầu tư xã hội vào cả lực lượng lao động hiện có và những nhân viên mới tiềm năng chưa gia nhập công ty.
Vậy tiếp theo là gì?
Làm việc kết hợp có những lợi ích của nó, nhưng các công ty phải hiểu rằng sẽ có những trường hợp không lường trước được mà chúng tôi chưa trải qua trong quá trình thử nghiệm làm việc từ xa năm 2020 tương đối ngắn. Việc chuyển đổi sang hybrid sẽ dẫn đến các vấn đề khá thẳng thắn không thể tránh khỏi, có nghĩa là chúng tôi bắt đầu chuẩn bị ngay bây giờ là điều vô cùng quan trọng. Điều này bao gồm đầu tư (cả về tài chính và thời gian) vào cơ sở hạ tầng, giao thức, giáo dục và lập kế hoạch.
Rất khó để dự đoán, nhưng những gì chúng ta biết là sự hợp tác và giao tiếp sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, vì vậy, việc đảm bảo rằng các cuộc họp được tiến hành một cách hiệu quả nên nằm trong danh sách ưu tiên của các doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Một người phụ nữ ngồi trên chiếc ghế đen, cúi đầu, gõ máy tính.
DARIA NEPRIAKHINA CHO UNSPLASH
Làm việc từ xa, mặc dù phổ biến với nhiều người, nhưng có nhược điểm của nó. Thiếu sự tương tác giữa con người và sự hợp tác thực sự với đồng nghiệp, khó khăn trong việc giới thiệu nhân viên mới và tất nhiên, một thực tế không thể tránh khỏi là một số cuộc họp kinh doanh trở nên rời rạc và vô tổ chức.
Mô hình làm việc kết hợp cực kỳ được thổi phồng, tập hợp sự kết hợp của các nhân viên làm việc tại văn phòng, bán từ xa và từ xa, mang đến cho tất cả nhân viên quyền tự chủ để lựa chọn cách thức, thời gian và nơi họ làm việc hiệu quả nhất. Điều đó có thể ở nhà, tại văn phòng hoặc cả hai, cuối cùng cho phép sự linh hoạt trong cấu trúc doanh nghiệp và khu vực địa lý, cũng như các thế hệ, tình trạng kinh tế xã hội và cha mẹ.
Nghe có vẻ bình dị, phải không? Nhưng nếu đây là tương lai lâu dài của công việc kinh doanh thì sẽ là phi logic nếu cho rằng nó sẽ chỉ hoạt động đơn giản bởi vì chúng tôi đã có một vài tháng làm việc từ xa tương đối thành công. Chúng ta cần thử thách mô hình này, xác định các sai sót của nó và làm việc để phát triển các giải pháp. Hãy bắt đầu với các cuộc họp, những cuộc họp sẽ bị ảnh hưởng trừ khi các công ty nghiêm túc xem xét cách chúng sẽ được thực hiện trong thế giới lai mới này.
Được đề xuất cho bạn
Thêm sự rực rỡ dành cho tuổi teen: Hai công ty khởi nghiệp khác nhau
Mức độ sẵn sàng về khoảng cách xã hội ảnh hưởng đến các nhà hoạch định chính sách và lãnh đạo doanh nghiệp như thế nào
12 yếu tố quan trọng cần xem xét khi tìm kiếm người cố vấn
Các vấn đề phải đối mặt với các cuộc họp hỗn hợp
Với việc nhân viên trải rộng khắp nơi (một số ở văn phòng, một số không) các cuộc họp sẽ hoạt động như thế nào trong môi trường kinh doanh hoàn toàn mới này? Thực tế là các cuộc họp sẽ thay đổi mãi mãi và các công ty cần xem xét cách thức tiến hành. Phần lớn các chuyên gia đã thích nghi khá tốt trong vài tháng qua, chấp nhận các cuộc họp video giúp tất cả chúng ta duy trì kết nối.
KHUYẾN MÃI
Nu Skin BRANDVOICE | Chương trình trả phí
Bộ mặt thay đổi của ngành bán hàng trực tiếp ngày nay
UNICEF USA BRANDVOICE | Chương trình trả phí
Tại sao trẻ em thuộc mọi chủng tộc cần biết cách nói về chủng tộc
Civic Nation BRANDVOICE | Chương trình trả phí
Nhiều định nghĩa của thành công
Lúc đầu, đối với những người không quen với các loại cuộc họp này, trải nghiệm này là mới lạ và bất thường, và mặc dù chúng tôi có thể đang ở thời điểm mà video mệt mỏi đang diễn ra, thì việc nhân viên tải bất kỳ dịch vụ nào họ sử dụng đã trở thành bản chất thứ hai , cho dù đó là Zoom, Google Hangouts hay Whereby, để tiến hành cả những cuộc trò chuyện thân mật với đồng nghiệp (này, hãy nhớ khi tất cả chúng ta đang làm các câu đố công việc ?!) và cả những cuộc họp nghiêm túc hơn.
Sắp tới, với một số người tham gia cuộc họp đang ở trong 'phòng' và những người khác tham gia từ xa, sẽ có một số vấn đề cần được giải quyết.
1. Lợi thế không công bằng khi ở trong văn phòng
Một vấn đề tiềm ẩn - nhưng chính - là những người tham gia trong phòng họp thực tế có thể có lợi thế không công bằng so với các đồng nghiệp ở xa của họ, những người có thể cảm thấy hơi mất kết nối và không thể tiếp nhận các tín hiệu xã hội. Có một cảm giác chung về tính cộng đồng và sự đoàn kết mà việc ở cùng một phòng mang lại và có thể khó hơn đối với những người tham gia qua video khi họ có thể tìm thấy khoảng trống trong cuộc trò chuyện để nói chuyện. Tất cả chúng ta đều biết rằng việc phát hiện nét mặt, ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc chung của một cuộc họp sẽ phức tạp hơn khi bạn không thực sự tham gia cuộc họp. Điều này có thể dẫn đến việc những người trong phòng họp chi phối quá trình tố tụng và tạo ra sự mất kết nối giữa các đồng nghiệp.
2. Thiếu cơ hội hợp tác cho những người tham gia cuộc họp từ xa
Các cuộc họp thường không kết thúc khi những người tham gia rời khỏi phòng họp, với các cuộc trò chuyện tiếp tục khi họ bước ra khỏi cửa và đi đến tủ lạnh hoặc nhà bếp. Điều này là tốt và tốt cho những người ở văn phòng, nhưng đối với những người quay số từ xa thì sao? Họ có nguy cơ bỏ lỡ những hiểu biết và ý kiến quan trọng và khả năng ra quyết định điều hành, điều này cuối cùng có thể tạo ra hai nhóm nhân viên riêng biệt (và có khả năng tin tưởng sai lầm) - những người trong văn phòng và những người không. Sự tách biệt này có thể rất nguy hiểm cho các doanh nghiệp.
3. "Xin lỗi, bạn có nghe thấy tôi nói không?"
Đã bao nhiêu lần bạn tham gia một cuộc họp từ xa mà đường dây của ai đó không tốt, dẫn đến việc họ không thể cung cấp thông tin đầu vào hoặc thậm chí đôi khi có nghĩa là họ nói chuyện với những người tham gia khác vì họ thực sự không thể nghe thấy? Nhiều người chỉ đơn giản là không có quyền truy cập Internet nhanh, vì họ không thể trả được chi phí cao cấp hoặc vì cơ sở hạ tầng gia đình của họ không cho phép.
Cuối cùng, để các cuộc họp trong thế giới lai mới này thành công, cần phải thay đổi. Để thực sự có hiệu quả, các cuộc họp trước hết phải dân chủ, mọi người đều được lắng nghe. Do đó, nếu các công ty tiếp tục để nhân viên làm việc xa văn phòng, họ phải đánh giá các nguyên tắc cơ bản về cách các cuộc họp được tiến hành và hỗ trợ nhiều nhất có thể, để đảm bảo rằng nhân viên không chỉ có thể tham dự các cuộc họp mà còn bao gồm, bất chấp sự hiện diện vật lý hoặc ảo của chúng.
Ví dụ, việc để tất cả mọi người, từng người một, cung cấp thông tin chi tiết của họ, thường tốn thời gian và không hiệu quả, vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các phương pháp toàn diện hơn, các công ty phải xem xét sử dụng các công cụ và phần mềm để cho phép người tham gia chia sẻ ý kiến, thậm chí ẩn danh nếu được yêu cầu.
Ngoài ra, người tổ chức cuộc họp có thể cung cấp các bản tóm tắt được xác định rõ ràng vào cuối cuộc họp, với các quyết định và bước tiếp theo được thông báo cho mọi người. Biên bản chi tiết nên được ghi lại và chia sẻ, và tất cả mọi người (đặc biệt là những người không có trong phòng) phải được tạo cơ hội để đưa ra những suy nghĩ cuối cùng của họ trước khi họ nhấp vào nút 'rời cuộc họp' lớn đó. Những thay đổi tinh tế nhưng quan trọng trong thói quen này đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang, nhưng, nếu có những phát triển được thực hiện trong khi ấm đun nước sôi, những thay đổi này nên được chia sẻ với cả nhóm. Trong môi trường họp hỗn hợp, việc theo dõi các cuộc họp có thể trở nên quan trọng đối với người lãnh đạo như việc chuẩn bị cho cuộc họp.
Đầu tư theo phương thức bình thường mới
Đối với nhiều tổ chức, việc triển khai thành công phương thức làm việc kết hợp có thể đồng nghĩa với việc đầu tư đáng kể, trong một số trường hợp, đòi hỏi sự thay đổi về cơ sở hạ tầng, cả vật chất và công nghệ. Làm việc từ xa đã làm nổi bật một số khoảng cách công nghệ đáng kể mà các doanh nghiệp phải nỗ lực để thu hẹp nếu làm việc kết hợp thành công. Điều này có thể bao gồm việc đầu tư vào thiết bị mới, chẳng hạn như máy tính xách tay mạnh hơn, máy quay video cao cấp và điện thoại VOIP, sẽ giúp các cuộc họp hỗn hợp trong thế giới doanh nghiệp mới này dễ dàng hơn một chút. Nhìn về phía trước, nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số chưa bao giờ lớn hơn bao giờ hết và các doanh nghiệp không nên ngại chi tiền trước mắt để đảm bảo rằng họ ở vị trí tốt nhất có thể trong tương lai.
Ngoài ra, ngoài việc đầu tư công nghệ, cũng cần phải dành đáng kể thời gian và năng lượng để đảm bảo quá trình chuyển đổi sang các quy trình làm việc mới diễn ra suôn sẻ nhất có thể và nhân viên cảm thấy được hỗ trợ, được giáo dục đầy đủ và quan trọng là được tư vấn trong suốt quá trình này. Lockdown đã nhấn mạnh thêm nhu cầu đầu tư vào các thành phần văn hóa và hành vi của công việc linh hoạt, chẳng hạn như thuê nhân viên từ nhiều nguồn gốc địa lý và kinh tế xã hội khác nhau và mở ra cơ hội việc làm bên ngoài các thành phố lớn. Đúng vậy, làm việc từ xa phần lớn đã thành công, nhưng điều này không có nghĩa là các công ty có thể bỏ qua việc đầu tư xã hội vào cả lực lượng lao động hiện có và những nhân viên mới tiềm năng chưa gia nhập công ty.
Vậy tiếp theo là gì?
Làm việc kết hợp có những lợi ích của nó, nhưng các công ty phải hiểu rằng sẽ có những trường hợp không lường trước được mà chúng tôi chưa trải qua trong quá trình thử nghiệm làm việc từ xa năm 2020 tương đối ngắn. Việc chuyển đổi sang hybrid sẽ dẫn đến các vấn đề khá thẳng thắn không thể tránh khỏi, có nghĩa là chúng tôi bắt đầu chuẩn bị ngay bây giờ là điều vô cùng quan trọng. Điều này bao gồm đầu tư (cả về tài chính và thời gian) vào cơ sở hạ tầng, giao thức, giáo dục và lập kế hoạch.
Rất khó để dự đoán, nhưng những gì chúng ta biết là sự hợp tác và giao tiếp sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, vì vậy, việc đảm bảo rằng các cuộc họp được tiến hành một cách hiệu quả nên nằm trong danh sách ưu tiên của các doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Nhận xét
Đăng nhận xét